Gérer des sources hétérogènes et des volumes importants de données est une tâche chronophage et fastidieuse bien qu’indispensable.

Les entreprises se trouvent souvent submergées par la gestion des informations reçues, qu’elles soient sous forme numérique ou papier. Le traitement de ces données peut considérablement ralentir la productivité et l’efficacité opérationnelle.

Pour relever ce défi, Mailing Express propose des services de capture de données multi-canal. Ces solutions modulaires permettent de collecter des informations de différentes sources et de les intégrer aisément dans vos systèmes d’information existants (GED, SAE, ERP…).

Capture des données

En amont de nos services de gestion intelligente des données, nos équipes d’experts mettent en œuvre des solutions personnalisées de capture de flux de données hétérogènes pour les faire converger vers nos chaines de production :

Nos services répondent aux meilleures pratiques en matière de sécurité informatique tout en garantissant la traçabilité des différentes opérations.

En parallèle de la capture des mails, nous pouvons également réceptionner votre flux papier pour un traitement homogène de vos données.

Nous pouvons aussi déployer nos solutions de capture sur différentes localisations géographiques. Le transfert des flux est automatisé et s’effectue en temps réel.

Nous savons nous adapter à vos besoins et à vos contraintes de délai, y compris réaliser des traitements quotidiens dans des délais contraints.

1

Capture de flux

En amont de nos services de gestion intelligente des données, nos équipes d’experts mettent en œuvre des solutions personnalisées de capture de flux hétérogènes pour les faire converger vers nos chaines de production :

Gestion intelligente des mails

Le flux de mails est capturé automatiquement, les pièces jointes analysées, indexées par l’utilisation de technologies de reconnaissance et/ou de LAD (Lecture automatique de données).

Les informations clés telles que le nom de l’expéditeur, la date d’envoi et le type de document sont automatiquement extraites et enregistrées dans une base de données.

Des workflows sont ensuite possibles et automatisés en fonction des règles prédéfinies. 

Par exemple grâce à notre service Impression et envoi multi-canal, une réponse par courrier ou e-mail peut être envoyée à l’expéditeur.

Développement de sites internet

Nous développons des sites internet pour collecter les informations souhaitées. Les réponses et documents réçus sont traitées en temps réel et en flux continu.

Toutes les informations collectées sont transformées en supports traitables et indexés et leurs données (ou Data) vous sont rendues exploitables.

2

Capture de documents papiers

La gestion électronique du courrier est une solution qui permet de dématérialiser le courrier sur site. Elle offre des fonctionnalités de tri, d’indexation, d’automatisation des workflows et d’alertes, et donc une meilleure gestion et accessibilité du courrier pour tous les employés quelque soit leur situation géographique.

Réception de courriers postaux

Le courrier du jour est réceptionné et ouvert par des ouvreuses automatiques. Courrier principal, pièces jointes, chèques, tout est pris en compte.

Numérisation de documents et automatisation des workflows

Le courrier entrant est ensuite numérisé puis indexé par l’utilisation de technologies de reconnaissance et/ou de LAD (Lecture automatique des données). Le processus est ensuite le même que pour la capture de flux mail.

Gestion de courriers, documents, archives…

Les documents originaux peuvent être, selon vos consignes, triés, archivés de manière sécurisée sur plusieurs années, dépollués (agrafes, trombones…).

 

Tous ces outils permettent de faire converger les données issues de sources différentes (mails, papier, multi-sites, multi-services) sur notre site de production pour alimenter notre chaine de traitement et ainsi restituer des données structurées pour alimenter la GED, SAE, ERP du client.

Le(s) mode(s) de capture sont au choix du client en fonction de ses besoins.

Avantages

Centralisation

La convergence, pour une simplification et une harmonisation de la gestion de vos flux !

Efficacité

Des solutions éprouvées  de capture multi-canal et  multi-localisation !

Réduction des coûts

La rationalisation des flux, l’assurance de réduire vos coûts et d’accroitre votre productivité !

Mailing Express accompagne depuis plusieurs années des clients du secteur bancaire dans le traitement de leurs courriers papier et leurs mails entrants.

Ordre de souscription, ordre de rachat, demandes de virement…chaque demande est captée pour initier notre service de gestion intelligente des données.

Questions fréquentes

Quels sont les moyens utilisés pour capturer les données ?

Nous nous adaptons en fonction du type de données que nous devons capturer.
S’il s’agit de documents, nous les numérisons.
S’il s’agit de mails, nous captons une copie de votre flux.

Nous développons également des sites internet ou des applications qui permettent de téléverser ou saisir des données.

Nos services sont modulaires. Nous créons la chaine de traitement qui vous convient.

Nous avons des applications qui permettent de réaliser la numérisation des documents à distance tout en recevant le flux de données en temps réel. Cette solution peut être déployée sur plusieurs sites.

Vous gardez ainsi la gestion de vos courriers physiques tout en bénéficiant des services d’indexation et de structuration de vos données.

Tout à fait. Les services postaux proposent des solutions de réacheminement du courrier. Nous étudions ensemble la solution qui vous convient le mieux.